Fatturazione elettronica, cosa cambia in rendicontazione

Fatturazione elettronica, cosa cambia in rendicontazione

Con la Legge di Bilancio 2018, si è reso obbligatorio l’utilizzo della fatturazione elettronica dal 1° gennaio 2019 sia nelle relazioni commerciali tra aziende e professionisti con Partita Iva sia verso i consumatori finali. Tale obbligo era già attivo per le Pubbliche Amministrazioni e gli Enti Pubblici a partire dal 2014. E’ stato poi progressivamente esteso alle società quotate inserite nell’indice FTSE MIB della Borsa Italiana.


Cosa è la fattura elettronica?

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in formato XML, denominato FatturaPA. L’utilizzo permetterà di abbandonare la carta e ridurre notevolmente tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

Tutte le aziende, enti e professionisti devono quindi far riferimento al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Tale sistema, tramite un percorso unico standardizzato e un software di fatturazione elettronica, permette di compilare ed inviare la fattura. Il percorso consiste in:

  1. Compilazione della fattura tramite il software.
  2. Firma digitale della fattura da parte del soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
  3. Invio della fattura al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati.
  4. Dopo i controlli tecnici automatici, recapito del documento tramite il Sistema di Interscambio alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.

Il Sistema di Interscambio ha il compito di smistare la posta, verificando che il formato del documento sia corretto e che i dati inseriti siano completi.


Cosa cambia ai fini della rendicontazione?

Le modalità di rendicontazione in diverse Normative prevedono che sull’originale cartaceo delle fatture imputate ad un progetto venga apposta una dicitura permanente (solitamente un timbro). Tale dicitura attesta che il documento è totalmente o in parte imputato a quello specifico progetto (o a più progetti in modo parziale fino al raggiungimento del totale della spesa).

Cosa succede adesso con l’introduzione della fatturazione elettronica non esistendo più un originale cartaceo?

La questione non è attualmente ancora molto chiara e normata ai fini rendicontativi. Sicuramente i vari enti stanno vagliando la situazione per capire come procedere. Regione Piemonte, ad esempio, ha emesso nelle scorse settimane una direttiva per la quale tutte le fatture rendicontate nei diversi bandi tramite la Piattaforma Sistema Piemonte andranno caricate in formato xml.p7m (quindi non più in pdf o pdf firmato digitalmente).

Lato Ministero dello Sviluppo Economico ancora non sono state fornite istruzioni precise in tal senso. Quello che suggeriamo di fare – anche se va contro lo scopo della materializzazione dei documenti – è di predisporre comunque un archivio cartaceo del progetto con tutte le fatture imputate e debitamente timbrate.


I sistemi di archiviazione sostitutiva

La maggior parte delle aziende hanno adottato dei sistemi di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

Si tratta sostanzialmente di una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo.

Su questi sistemi è possibile agire in diversi modi per “annullare” il documento:

1.        La piattaforma permette di caricare con il medesimo protocollo/codice due documenti, di cui uno dei due riportante il timbro con la dicitura di imputazione al progetto.

2.        La piattaforma permette di scaricare un titolo di spesa e caricarne un altro al suo posto comprensivo del timbro con la dicitura di imputazione al progetto.

3.        La piattaforma prevede la possibilità di inserire una stringa/nota collegata al protocollo con la dicitura di imputazione al progetto.

4.        La piattaforma ha la possibilità di apporre un vero e proprio timbro sul documento consultabile on line con la dicitura di imputazione al progetto.


AGGIORNAMENTO SETTEMBRE 2020

La pratica attualmente vigente e utilizzata soprattutto con il Ministero dello Sviluppo Economico é quella di apporre un “timbro virtuale” sulla fattura elettronica. Tale funzionalità dovrebbe essere messa a disposizione dai provider dei servizi di archiviazione sostitutiva dei documenti elettronici.

Silvia Marvulli

Laureata in Ingegneria Gestionale al Politecnico di Milano, inizia il suo percorso professionale nel 2006 come ricercatrice per l'Istituto di Tecnologie Industriali e Automazione del CNR dove collabora e partecipa a diversi progetti europei. Nel 2010 diventa consulente in ambito finanza agevolata occupandosi di scouting delle opportunità di finanziamento di progetti di ricerca, sviluppo e innovazione, predisposizione delle proposte progettuali, rendicontazione e gestione dei progetti fino alla loro conclusione. Nel 2016 consegue un Master in Europrogettazione presso la Venice International University.

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