La rendicontazione delle spese di un progetto di R&S

La rendicontazione delle spese di un progetto di R&S

Tutti i progetti approvati di Ricerca, Sviluppo e Innovazione prevedono una fase di rendicontazione delle spese e dei costi sostenuti per dare evidenza che le attività e gli investimenti sono stati effettivamente sostenuti e pagati dall’azienda e per permettere all’Ente Gestore (ad esempio la Regione, il Ministero, l’Unione Europea) di procedere all’erogazione della quota di agevolazione spettante. Vengono ovviamente svolte delle verifiche sia tecniche che contabili/amministrative che possono essere implementate “on-desk” oppure tramite l’organizzazione di una visita presso l’azienda beneficiaria. Tali verifiche sono finalizzate a valutare:

  • la pertinenza e la congruità dei costi e delle spese rispetto alle attività svolte
  • la correttezza documentale rispetto ai requisiti imposti dalla Normativa

Ci sono diversi aspetti da tenere in considerazione durante la fase di rendicontazione. Vi elenco di seguito per ognuno gli aspetti principali:

Il Budget di progetto e il Diagramma di Gantt

In fase di domanda e a seguito dell’eventuale approvazione, viene definito il budget pianificato di progetto  per permettere l’implementazione delle attività tecniche di Ricerca e Sviluppo necessarie al raggiungimento degli obiettivi di progetto. Tali attività vengono classificate in attività di Ricerca o attività di Sviluppo a seconda della loro natura (ad esempio le attività di studio e progettazione sono solitamente riconducibili ad attività di Ricerca mentre attività di realizzazione o testing a quelle di Sviluppo) e vengono inoltre pianificate temporalmente attraverso un diagramma temporale chiamato Diagramma di Gantt.

Il budget di progetto è solitamente suddiviso in voci di costo che possono variare a seconda delle varie Normative ma che solitamente sono riconducibili alle seguenti categorie:

  • Personale
  • Ricerca Contrattuale e Consulenze
  • Attrezzature e Strumentazioni
  • Altri Costi di Esercizio / Materiali
  • Spese Generali

Anche il budget di progetto viene suddiviso per Ricerca e per Sviluppo.

I costi di personale 

I costi di personale vengono definiti sulla base dell’impegno in termini di ore del personale coinvolto sulle varie attività del progetto valorizzate al costo orario di riferimento per ciascuna persona imputata.

Le ore di personale devono essere dichiarate tramite degli opportuni format, solitamente su base giornaliera e ripartiti tra le varie attività definite al punto precedente. Questi format, chiamati Schede Presenza o Timesheet, devono essere stilati facendo molta attenzione alle ore di effettiva presenza in azienda della specifica persona rendicontata.

Il costo orario, invece,  viene calcolato solitamente come rapporto tra:

  • la retribuzione effettiva annua lorda comprensiva di tredicesima e quattordicesima, di TFR dell’anno, di contributi (es. INPS/INAIL) conto azienda e di eventuali premi di produzione con l’esclusione della valorizzazione degli straordinari.
  • il monte ore lavorate con l’esclusione delle ferie, dei permessi e dei giorni di festività.

Con il Decreto del 24 gennaio 2018, il MIUR ha pero’ emanato una direttiva di semplificazione in materia di costi a valere sui programmi operativi FESR 2014-2020 che prevede delle tabelle dei costi standard unitari per le spese del personale dei progetti di ricerca e sviluppo sperimentale. Nello specifico, il personale aziendale e universitario (o di altri Organismi di Ricerca) viene suddiviso in 3 categorie e a seconda della categoria è già definito un costo standard calcolato sulla base di analisi storiche.

  1. Le consulenze

Le consulenze o la ricerca contrattuale sono costi che l’azienda sostiene per esternalizzare delle specifiche attività di progetto ad aziende esterne o ad Organismi di Ricerca aventi le competenze e le risorse necessarie per l’implementazione di tali attività. I consulenti espletano il loro compito solitamente sulla base di un contratto o di una lettera di incarico sottoscritta con l’azienda beneficiaria riportante il riferimento al progetto, le attività da svolgere, compensi e durata. Le attività svolte dovranno essere documentate e supportate tecnicamente tramite ad esempio relazioni, disegni, video, etc.. Le consulenze possono essere rendicontate tramite le fatture e il relativo giustificativo di pagamento (bonifico bancario ad esempio più l’addebito in conto). A seconda della Normativa può essere necessario timbrare l’originale della fattura con un’apposita dicitura e l’importo imputato.

  1. Le attrezzature

Gli strumenti e le attrezzature sono quei beni che l’azienda acquisisce comprandoli e inserendoli a libro cespiti o tramite ad esempio il leasing. Questi beni solitamente devono essere nuovi di fabbrica e devono essere utilizzati per l’implementazione delle attività di progetto. La rendicontazione delle attrezzature avviene tramite l’imputazione della quota di ammortamento per l’effettivo utilizzo per la durata del progetto. Come per le consulenze,   possono essere rendicontate tramite le fatture e il relativo giustificativo di pagamento (bonifico bancario ad esempio più l’addebito in conto). A seconda della Normativa può essere necessario timbrare l’originale della fattura con un’apposita dicitura e l’importo imputato.

  1. Gli altri costi di esercizio

Con altri costi di esercizio si intende l’acquisizione di materiali, componenti o, ad esempio, lavorazioni conto terzi, strettamente necessari allo svolgimento delle attività di Ricerca e Sviluppo. Sono quindi esclusi tutti quei beni che l’azienda acquisisce per il normale svolgimento delle attività ordinare (ad es. cancelleria) che rientrano nelle spese generali. Anche gli altri costi di esercizio, possono essere rendicontati tramite le fatture e il relativo giustificativo di pagamento (bonifico bancario ad esempio più l’addebito in conto). A seconda della Normativa può essere necessario timbrare l’originale della fattura con un’apposita dicitura e l’importo imputato.

  1. Le spese generali

Con Spese Generali si intendono tutte quelle spese che non sono direttamente attribuibili al progetto e che servono per lo svolgimento delle normali attività aziendali. Si citano ad esempio le spese per la funzionalità amministrativa, per la cancelleria, per gli affitti degli uffici, per le pulizie, etc.. A seconda della normativa, si calcolano pro-quota sulle spese di personale o sugli altri costi diretti ad esclusione delle consulenze. La percentuale pro-quota si deriva tipicamente dai valori di bilancio o, dove lo prevede la Normativa, viene definito di default un flat-rate applicabile per tutti.

  1. Il confronto tra preventivo e consuntivo

I costi rendicontati nelle varie fasi progettuali devono essere sempre confrontati con i valori di preventivo per derivarne gli scostamenti e le eventuali azioni correttive. Gli scostamenti, soprattutto se elevati, devono essere sempre giustificati tecnicamente. Solitamente è prevista la possibilità di rimodulare durante il corso del progetto gli importi previsti in fase di domanda per allinearli all’andamento reale del progetto.

  1. Le verifiche di istruttoria

Tutti gli stati di avanzamento presentati sia a livello tecnico che contabile/amministrativo passano delle verifiche di istruttoria atte al fine di valutare la bontà della documentazione e la pertinenza e congruità dei costi rispetto alle attività svolte. Possono essere operati da parte dei funzionari dell’ente gestore (regione, ministero, etc.) dei tagli sui costi perché non ritenuti ammissibili ai fini delle regole previste dalla specifica Normativa. La quota di agevolazione spettante viene ovviamente riproporzionata sul totale dei costi ritenuti ammissibili.

Silvia Marvulli

Laureata in Ingegneria Gestionale al Politecnico di Milano, inizia il suo percorso professionale nel 2006 come ricercatrice per l'Istituto di Tecnologie Industriali e Automazione del CNR dove collabora e partecipa a diversi progetti europei. Nel 2010 diventa consulente in ambito finanza agevolata occupandosi di scouting delle opportunità di finanziamento di progetti di ricerca, sviluppo e innovazione, predisposizione delle proposte progettuali, rendicontazione e gestione dei progetti fino alla loro conclusione. Nel 2016 consegue un Master in Europrogettazione presso la Venice International University.

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