Cosa è il Timesheet
Come anticipato nell’articolo “La rendicontazione delle spese di un progetto di R&S”, nella rendicontazione delle spese di personale imputato ad un progetto è necessario stilare in quasi tutte le Normative dei registri presenza – i timesheet – degli addetti nei vari mesi di cui si compone il progetto.
A seconda della Normativa ci possono essere o meno dei format prestabiliti che richiedono di registrare la presenza sul progetto mensilmente o giornalmente.
A prescindere dal format, ci sono degli elementi chiave che non mancano mai in un timesheet (o che non dovrebbero mai mancare):
- Il riferimento al progetto e alla Normativa: è sempre necessario indicare il numero del progetto e i riferimenti normativi come ad esempio il numero e la data del Decreto di Concessione delle agevolazioni.
- Il Nominativo del dipendente
- Il periodo di imputazione (solitamente mensile con cadenza giornaliera)
- Il riferimento al numero di SAL che si sta rendicontando
- Le attività del progetto cosi come definite dal Diagramma di Gantt suddivise per Ricerca e Sviluppo
- Il complemento al 100% delle ore di effettiva presenza in azienda
- La firma del dipendente
- La firma del responsabile amministrativo/rappresentante legale/responsabile del progetto (a seconda della Normativa)
Gli originali firmati dei timesheet dovrebbero essere sempre conservati dai beneficiari nella documentazione del progetto e devono essere resi disponibili in occasioni di visite formali di istruttoria.
A cosa fare attenzione nella compilazione?
- Le ore imputate nei diversi giorni devono essere coerenti con le ore effettive di presenza in azienda (quindi attenzione a non allocarsi su un progetto in giorni di ferie, malattie, etc.).
- I giorni di festività soprattutto infrasettimanali dovrebbero essere sempre messi in evidenza per evitare che vangano erroneamente imputate ore dai dipendenti in quei giorni.
- Ci possono essere degli Stati di Avanzamento Lavori che cadono in diversi giorni del mese (non sempre iniziano il giorno 1 del mese e terminano il giorno 30 o 31 di un altro mese): quindi attenzione a considerare il corretto periodo di imputazione.
- Le ore allocate nei diversi giorni/mesi devono essere coerenti con lo sviluppo temporale delle attività cosi come definito dal Diagramma di Gantt.
Di seguito un esempio di modello di timesheet utilizzato per le Normative Nazionali attualmente vigenti con il Ministero dello Sviluppo Economico.
Silvia Marvulli
Laureata in Ingegneria Gestionale al Politecnico di Milano, inizia il suo percorso professionale nel 2006 come ricercatrice per l'Istituto di Tecnologie Industriali e Automazione del CNR dove collabora e partecipa a diversi progetti europei. Nel 2010 diventa consulente in ambito finanza agevolata occupandosi di scouting delle opportunità di finanziamento di progetti di ricerca, sviluppo e innovazione, predisposizione delle proposte progettuali, rendicontazione e gestione dei progetti fino alla loro conclusione. Nel 2016 consegue un Master in Europrogettazione presso la Venice International University.
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